Déployer un CRM à 800 utilisateurs au sein de Siel Bleu

Siel Bleu est une association reconnue d'intérêt général, fondée il y a 30 ans, qui fait pratiquer de l'activité physique adaptée à 400 000 bénéficiaires par an en France : personnes âgées, malades chroniques ou en situation de handicap. Son action repose sur plus de 600 chargés de prévention répartis sur tout le territoire, pour un effectif global d'environ 800 collaborateurs, intervenant en cours collectifs, à domicile, en EHPAD, en établissements médico-sociaux ou en centres de thérapie.

L'association avait initialement déployé un CRM pour structurer et suivre sa relation avec les donateurs et légataires, au sein de la fonction philanthropie. Ce même outil s'est rapidement révélé pertinent pour l'ensemble des salariés intervenant sur le terrain. Se posait alors un défi de taille : déployer un CRM auprès de 800 utilisateurs, dans une organisation associative complexe, aux profils très divers et sans hiérarchie classique, tout en anticipant des résistances au changement et un niveau d'adoption incertain selon les populations concernées.

Ce projet a été réalisé par Mind7 Consulting, l'entité historique du Groupe Mind7 Consulting, spécialisée dans l'accompagnement fonctionnel, le cadrage-pilotage de projets complexes et l'excellence opérationnelle.

La mission a été menée dans le cadre d'un mécénat de compétences, un format que Mind7 Consulting pratique régulièrement au titre de sa politique RSE, portée par un comité dédié fonctionnant sur la base du volontariat. Ce type d'intervention permet à Mind7 Consulting d'accompagner des structures aux pratiques différentes de ses clients habituels, tout en apportant une valeur ajoutée méthodologique forte aux associations bénéficiaires.

La mission, menée sur deux mois durant l'été, s'est structurée autour de trois étapes clés.

Cartographie de l'existant

Le travail a débuté par un recueil complet de l'existant : les fonctionnalités disponibles dans l'outil utilisé jusqu'alors, celles attendues dans la solution cible, et la manière d'organiser la transition entre les deux.

Construction de profils utilisateurs

À partir de cette cartographie, Mind7 Consulting a construit une segmentation fine des populations de l'association, afin d'identifier, pour chaque profil, les usages, les besoins et les points de vigilance spécifiques. Cette approche par profils a permis de sortir d'une vision uniforme des 800 utilisateurs et de sécuriser l'ensemble du projet de déploiement.

Élaboration d'un plan de déploiement séquencé

Sur cette base, un plan de déploiement structuré et séquencé a été formalisé, permettant de prioriser les populations à adresser et de simplifier une problématique perçue au départ comme complexe. Ce plan a ensuite été repris en interne par l'équipe opérationnelle de Siel Bleu pour être mis en œuvre à partir de septembre, en commençant par les fonctions d'encadrement avant d'étendre le déploiement aux fonctions de terrain mobile, sur des usages simplifiés via smartphone.

Pour accompagner l'adoption, Siel Bleu a également simplifié ses supports de formation en s'appuyant sur des micro-vidéos de 30 secondes à une minute, dont l'efficacité a été confirmée sur le terrain.

Les bénéfices

• Une méthodologie de cadrage et d'analyse que les équipes internes ne mobilisaient pas jusqu'alors, en particulier sur l'analyse des usages et la simplification des processus
• Un plan de déploiement clair, séquencé et adapté à la diversité des profils utilisateurs
• Une appropriation réussie de la démarche par l'équipe opérationnelle interne, pour la suite du déploiement
• Une mission courte et intense (2 mois), reconnue comme rassurante et efficace par l'association
• Une double valeur pour Mind7, entre impact RSE concret et enrichissement des pratiques au contact d'un contexte associatif inhabituel

Les prochaines étapes

• La poursuite du déploiement CRM auprès des fonctions de terrain mobile, pour atteindre l'objectif des 800 utilisateurs d'ici la fin de l'année
• La refonte globale de la présence digitale de Siel Bleu (portails, sites web, applications), avec un accent fort sur l'accessibilité numérique
• Une démarche de certification RGAA (Référentiel Général d'Amélioration de l'Accessibilité) pour les outils numériques de l'association, sur laquelle une collaboration future avec Mind7 est envisagée