Comment la Fondation Action Enfance a dématérialisé ses processus financiers pour libérer du temps au service de l'enfance?

La Fondation Action Enfance en quelques chiffres

•     Fondation reconnue d'utilité publique depuis plus de 60 ans

•     15 Villages d'Enfants et d'Adolescents répartis dans 9 départements

•     ~1 000 enfants et adolescents accueillis, issus de situations de maltraitance ou de négligence grave

•     ~800 éducateurs familiaux, dont une proportion significative de CDD (jusqu'à 4 contrats par ETP)

•     15 comptables + 1 siège regroupant 6 directions fonctionnelles (Financière, RH/SI, Développement, Communication & Collecte, DIAQ, Impact Social)

•     Organisation décentralisée : chaque village gère son propre budget, négocié avec son Conseil Départemental

Le contexte : deux chantiers de transformation financière

La Fondation a engagé, à partir de 2022-2023, une réflexion sur la modernisation de ses processus financiers. Deux projets ont été menés successivement, les deux pilotés en mode projet avec l'appui de D&Ü.

Projet 1 — Digitalisation des notes de frais (2023-2024)

Chaque éducateur familial gère quotidiennement un budget alloué pour les enfants dont il a la charge (alimentation, habillement, activités, frais divers). En fin de semaine ou de mois, il saisit ses dépenses sur un fichier Excel et le remet à son comptable, qui retranscrit manuellement l'ensemble dans le logiciel comptable de la Fondation. Ce circuit engendrait plusieurs difficultés majeures :

•     Près de 15 modèles Excel différents selon les villages — aucune standardisation, consolidation fastidieuse

•     Période de rendu de comptes aux Conseils Départementaux (mars-avril) extrêmement chronophage pour les comptables, qui ne pouvaient pas être mobilisés sur d'autres sujets

•     Aucune visibilité en temps réel sur les dépenses engagées par les villages

•     Politique de frais hétérogène : le budget éducateur est négocié établissement par établissement avec chaque département ; plusieurs niveaux de dépenses coexistent (budget enfant, carte affaire chef de service, note de frais directeur)

•     Fort turnover parmi les utilisateurs (CDD, alternants, remplaçants) : la prise en main de l'outil devait être immédiate

•     Volume significatif : 800 éducateurs, 480 cartes bancaires, 15 établissements, plusieurs villages en cours de création

Projet 2 — Outil de gestion des achats fournisseurs (2024-2025)

Fort de la réussite du premier projet, la Fondation a souhaité s'attaquer à un second chantier : la digitalisation du traitement des factures fournisseurs, au siège comme dans les villages. Le processus existant présentait des fragilités importantes :

•     Absence de workflow de validation structuré entre les responsables d'achat et la comptabilité

•     Contrôle des RIB fournisseurs réalisé manuellement (appels téléphoniques), avec un risque de fraude non négligeable

•     Règlements bancaires : automatisés au siège via fichier XML, mais encore entièrement manuels dans les villages

•     Suivi budgétaire par service insuffisamment outillé — pour des directions dont certaines traitent des volumes de factures importants (opérations immobilières, campagnes de communication et de collecte de dons)

•     Deux nouveaux établissements prévus en juin 2025 : nécessité d'une solution capable d'absorber rapidement cette croissance

L'équipe interne Action Enfance

Les projets ont été portés en interne par la direction financière (côté siège), avec une implication forte des directeurs d'établissements pilotes, des chefs de service et des comptables de villages.

Une démarche d'appel d'offres rigoureuse

Pour chacun des deux projets, la Fondation a opté pour une démarche d'appel d'offres structurée, pilotée par D&Ü en qualité de chef de projet et AMO. La démarche s'est articulée en plusieurs phases :

•     Rédaction d'un cahier des charges fonctionnel précis, issu du recueil de besoins terrain

•     Envoi de l'appel d'offres à une liste ciblée d'éditeurs spécialisés

•     Analyse des réponses sur la base d'une grille d'évaluation pondérée (fonctionnalités, prix, délais, GTR, solidité éditeur)

•     Short-list des 3 à 5 meilleurs éditeurs

•     Soutenances orales de 1h30 en présence des futurs utilisateurs clés (comptables, chefs de service, directeurs de village)

•     Choix final par la direction Action Enfance sur la base de la notation consolidée et des échanges lors des soutenances

Projet NDF — 6 éditeurs consultés, N2F retenu

N2F (N2JSOFT) a été retenu notamment pour sa capacité à gérer la complexité analytique propre à Action Enfance (plan analytique multi-établissements, intégration comptable en .csv, génération de fichiers SEPA), sa robustesse éprouvée dans des contextes similaires, son modèle de licences actif/passif adapté au turnover élevé, ses interfaces intuitives, sa démarche d’accompagnement de bout en bout et son rapport qualité/prix.

Projet Achats — 5 éditeurs consultés, N2F retenu

N2F (N2JSOFT) a été retenu pour la couverture fonctionnelle étendue de sa solution, son ergonomie, la qualité de son accompagnement (déploiement, formation et évolutions futures), son adéquation aux spécificités du secteur médico-social non-lucratif, et son rapport qualité/prix.

Approche méthodologique

Sur chacun des deux projets, D&Ü a appliqué une approche en 4 grandes phases, avec un souci constant de consultation des utilisateurs finaux et de respect des contraintes métier.

Phase 1 — Recueil des besoins terrain

•     Organisation d'ateliers de cadrage avec le siège (directions financière, RH/SI, DIAQ) pour poser les objectifs et le périmètre

•     Conduite de plus de 20 entretiens individuels dans les villages (éducateurs, chefs de service, directeurs, comptables) pour cartographier les pratiques réelles — parfois très éloignées des process officiels

•     Collecte d'exemples concrets : une quinzaine de modèles de notes de frais Excel récupérés auprès des villages pour comprendre la diversité des situations

•     Synthèse et consolidation des besoins en un document de référence partagé

Phase 2 — Rédaction du cahier des charges et appel d'offres

•     Formalisation des exigences fonctionnelles (saisie mobile, OCR, plan analytique, intégration comptable, génération SEPA…) et non fonctionnelles (RGPD, hébergement, GTR, évolutivité)

•     Construction d'une grille d'évaluation pondérée des éditeurs, validée avec les équipes Action Enfance

•     Envoi du cahier des charges aux éditeurs présélectionnés, collecte et analyse des réponses, short-listing

Phase 3 — Déploiement (Projet NDF)

•     Kick-off avec N2F en novembre 2023 — collecte des fichiers de paramétrage (plan analytique, liste utilisateurs, comptes comptables)

•     Recette fonctionnelle sur la base d'un cahier de recette structuré (vérification des flux comptables, intégration bancaire, processus de validation)

•     Déploiement planifié en 2 lots pour éviter la période de clôture comptable de mars-avril :

–   Lot 1 : établissements pilotes — déploiement début 2024

–   Lot 2 : déploiement généralisé à partir de mai 2024

•     Rédaction et diffusion de la communication de lancement aux 15 villages en décembre 2023

Équipe projet

•     Côté Action Enfance : Aurélie Beaufort Leclercq (pilotage), Aude Sergent (projet Achats), comptables et directeurs de village référents

•     Côté D&Ü : une chef de projet dédiée, en contact régulier avec les équipes siège et terrain

Ce qui a changé après le projet

•     800 éducateurs passés d'une saisie sur fichier Excel à une application mobile/web unifiée pour leurs notes de frais

•     15 formats Excel différents remplacés par un processus standardisé sur l'ensemble des villages — gain de cohérence et de lisibilité pour les comptables

•     Allègement significatif de la charge de saisie manuelle lors des périodes de clôture (mars-avril) grâce à l'automatisation des flux d'import comptable

•     Meilleure traçabilité des dépenses en temps réel : les gestionnaires ont désormais une vision consolidée des budgets villages sans attendre la fin de mois

•     Processus de sélection éditeur (cahier des charges + grille d'évaluation + soutenances) réutilisé à l'identique pour le projet Achats — gain de temps et de qualité

•     Décentralisation de la visibilité sur l'état des factures (hors comptabilité)

•     Consolidation commandes/factures facilitée lors de la validation des factures

•     Reporting facilité pour les chefs de projets

Prochaines étapes

•     Déploiement progressif sur les nouveaux villages existants

•     Objectif cible : un écosystème financier digital, intégré et scalable pour l'ensemble de la Fondation